Verantwortlicher: DomaFlow c/o Fiorenzo Comini, Via Alle Vigne 8, 6963 Pregassona, Schweiz. Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie bitte an privacy@domaflow.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von vier Kategorien von Personen mit unterschiedlichen Rollen und Regeln:
Für Daten, die unsere Kunden auf die Plattform hochladen — Mietverzeichnisse, Eigentümeraufzeichnungen, Dokumente, Versammlungsaufzeichnungen — ist der Verantwortliche der Kunde, nicht wir. Wenn Sie Mieter oder Eigentümer sind und Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich an die Hausverwaltung, die uns beauftragt hat.
| Wer | In welchem Kontext | Unsere Rolle |
|---|---|---|
| Website-Besucher | Nutzung von domaflow.com | Verantwortlicher |
| Plattformbenutzer | Zugriff und Nutzung von DomaFlow durch Mitarbeiter unserer Kunden | Verantwortlicher für Konto, Auftragsverarbeiter für Inhalte |
| Unterzeichner von Angeboten und Verträgen | Elektronische Unterzeichnung unserer Geschäftsdokumente | Verantwortlicher |
| Personen, deren Daten unsere Kunden verarbeiten | Mieter, Eigentümer, Lieferanten und Versammlungsteilnehmer | Auftragsverarbeiter, auf Kundenanweisung |
Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion, bevorzugte Sprache.
Unternehmensdaten, Adresse, Unternehmensidentifikationsnummer, Steuernummer, Zahlungsinformationen, ausgestellte Dokumente (Angebote, Verträge, Rechnungen) und deren Status.
IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, besuchte Seiten, Zugriffsdatum und -uhrzeit, Anwendungsprotokolle, technische Cookies und Präferenz-Cookies.
Für jeden Unterzeichner eines Angebots oder Vertrags erfassen wir: verifizierte E-Mail-Adresse, angegebener Name und Funktion, Datum und Uhrzeit jedes relevanten Ereignisses, IP-Adresse, Browser-Kennung, Signaturbild und kryptografischer Fingerabdruck des unterzeichneten Dokuments. Diese Daten sind der Nachweis der Signatur und werden für die in Abschnitt 8 angegebene Dauer aufbewahrt.
Dokumente, Aufzeichnungen, Audioaufnahmen von Versammlungen und alle anderen Inhalte, die auf die Plattform hochgeladen werden. Wir handeln als Auftragsverarbeiter für diese Daten.
Nachrichten, die Sie uns senden, Supportanfragen, geschäftliche Korrespondenz.
Wir verwenden keine identifizierbaren personenbezogenen Daten zum Trainieren von KI-Modellen. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Auswirkungen haben oder Personen erheblich beeinflussen.
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Erbringung der Dienstleistung und Erfüllung des Vertrags | 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 | Vertragserfüllung |
| Verwaltung des Geschäftszyklus (Angebote, Unterzeichnung, Abrechnung, Eintreibung) | 3.1, 3.2, 3.4 | Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen |
| Nachweis der Dokumentunterzeichnung | 3.4 | Berechtigtes Interesse am Beziehungsnachweis; Vertragserfüllung |
| Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Buchführung, Steuern, zehnjährige Aufbewahrung) | 3.2 | Gesetzliche Verpflichtung (Schweizer OR Art. 958f, Steuergesetz) |
| Plattformsicherheit, Missbrauchsprävention | 3.3 | Berechtigtes Interesse |
| Kundenunterstützung | 3.1, 3.6 | Vertragserfüllung |
| Verbesserung des Dienstes mit aggregierten und anonymisierten Daten | 3.3 | Berechtigtes Interesse |
| Geschäftskommunikation zu ähnlichen Dienstleistungen | 3.1 | Berechtigtes Interesse, mit Widerspruchsrecht jederzeit |
Die Plattform nutzt KI-Modelle für Versammlungstranskription und Protokollierung, Generierung und Änderung von Geschäftsdokumenten sowie Gesprächs- und Sprachassistenz.
Wir nutzen Drittanbieter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit jedem haben wir eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen.
| Anbieter | Funktion | Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| Microsoft (Graph API / Azure AD) | Outlook-E-Mail-Synchronisierung/Versand, OneDrive/SharePoint, OAuth-Anmeldung | Europa / USA |
| Google (Gmail, Kalender, Drive, OAuth) | Gmail-Synchronisierung, Kalendersynchronisierung, Drive-Suche, Google OAuth | Schweiz oder Länder mit angemessenem Schutz |
| Zernio (WhatsApp BSP) | WhatsApp-Nachrichten senden/empfangen | Europa |
| Telegram | Telegram-Nachrichten senden/empfangen | Russland / Länder mit angemessenem Schutz |
| Brevo | Transaktions-E-Mail-Versand, Verifizierungscodes | Europäische Union |
| Payrexx | Zahlung / Abonnementabrechnung | Schweiz |
Wir nutzen einen oder mehrere Anbieter dieser Kategorie, ausgewählt nach erforderlichen Funktionen und Modellleistung. Zum Zeitpunkt dieser Richtlinie verwenden wir: Google (Gemini-Modelle), OpenAI, Anthropic, AssemblyAI (Audiotranskription), Mistral AI.
Wir teilen Daten mit Beratern (Treuhänder, Rechtsanwalt), Finanzinstituten zur Eintreibung und Behörden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht und stellen sie nicht Dritten zu deren Marketingzwecken zur Verfügung.
Einige der in Abschnitt 6 aufgeführten Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der Schweiz.
Die Anwendungsinfrastruktur und Datenbank werden in Irland gehostet. EU-Mitgliedstaaten stehen auf der Liste der Länder mit angemessenem Schutz: der Transfer erfordert keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen.
Unter der von uns akzeptierten Datenverarbeitungsvereinbarung verpflichtet sich Google, Daten der Schweizer DSG entweder in der Schweiz oder in einem Land mit angemessenem Schutz zu verarbeiten.
Einige Anbieter — besonders KI-Modell-Anbieter — können Daten in den USA oder anderen Ländern ohne anerkanntes angemessenes Schutzniveau verarbeiten. In diesen Fällen basiert der Transfer auf von FDPIC anerkannten Standardvertragsklauseln oder der Zertifizierung des Anbieters im Rahmen des Swiss–U.S. Data Privacy Framework. Sie können eine Kopie der anwendbaren Schutzmaßnahmen unter privacy@domaflow.com anfordern.
Nach Ablauf werden Daten gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert.
| Kategorie | Dauer |
|---|---|
| Kontodaten | Für die Vertragsdauer, dann 12 Monate |
| Geschäfts- und Vertragsdokumente | 10 Jahre vom Ende des Geschäftsjahrs |
| Elektronische Signaturnachweise | 10 Jahre |
| Von Kunden hochgeladene Inhalte | Für die Vertragsdauer, plus 12 Monate Kulanzfrist für Export |
| Anwendungsprotokolle und technische Daten | 12 Monate |
| Geschäftskorrespondenz | 3 Jahre von letztem Kontakt |
Wir implementieren technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko entsprechen: Verschlüsselung von Daten in Transit und im Ruhezustand, Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung, Trennung von Anwendungsgeheimnissen auf Serverseite, Protokollierung von Aktivitäten in einem unveränderlichen Register, E-Mail-Verifizierung per Einmalkennwort.
Bei einer Sicherheitsverletzung, die ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder Grundrechte von Personen darstellt, benachrichtigen wir FDPIC und gegebenenfalls die betroffenen Personen und Kunden ohne ungerechtfertigte Verzögerung.
Im Rahmen der Gesetze haben Sie das Recht: Informationen über Ihre Daten zu erhalten; diese zu korrigieren, wenn sie ungenau sind; ihre Löschung oder Verarbeitungsbeschränkung zu fordern; Ihre Daten in elektronischem Format zu erhalten; der Verarbeitung basierend auf unserem berechtigten Interesse zu widersprechen; die Zustimmung jederzeit zu widerrufen.
Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an privacy@domaflow.com. Wir können nach Informationen fragen, um Sie mit angemessener Sicherheit zu identifizieren. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung das Gesetz verletzt, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden und — wo die DSGVO anwendbar ist — an die zuständige Aufsichtsbehörde in Ihrem Land.
Wir verwenden technische Cookies, die für die Website- und Plattformfunktionalität erforderlich sind (Authentifizierung, Sicherheit, Sprach- und Design-Einstellungen). Wir verwenden keine Werbeprofilierungs-Cookies. Sie können Cookies in den Browsereinstellungen löschen; das Deaktivieren technischer Cookies kann die Funktionstüchtigkeit beeinträchtigen.
Wir können diese Richtlinie aktualisieren. Frühere Versionen bleiben mit Gültigkeitsdatumangeaben verfügbar. Wesentliche Änderungen werden den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt. Version 2.0 — gültig ab 02.09.2026. Versionshistorie: https://domaflow.com/de/privacy/versions