Titolare del trattamento: DomaFlow c/o Fiorenzo Comini, Via Alle Vigne 8, 6963 Pregassona, Svizzera. Per ogni questione relativa alla protezione dei dati puoi scrivere a privacy@domaflow.com. Rispondiamo entro 30 giorni.
Trattiamo dati personali di quattro categorie di persone, con ruoli e regole diverse:
Per i dati che i nostri clienti caricano sulla piattaforma — anagrafiche di inquilini e proprietari, documenti, registrazioni di assemblee — il titolare del trattamento è il cliente, non noi. Se sei un inquilino o un proprietario e vuoi esercitare i tuoi diritti, l'interlocutore è l'amministrazione immobiliare che ci ha incaricati.
| Chi | In quale contesto | Nostro ruolo |
|---|---|---|
| Visitatori del sito | Navigazione su domaflow.com | Titolare |
| Utenti della piattaforma | Accesso e uso di DomaFlow da parte del personale dei nostri clienti | Titolare per l'account, responsabile per i contenuti |
| Firmatari di offerte e contratti | Sottoscrizione elettronica dei nostri documenti commerciali | Titolare |
| Persone i cui dati sono trattati dai nostri clienti | Inquilini, proprietari, fornitori e partecipanti alle assemblee | Responsabile, su istruzione del cliente |
Nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, azienda, ruolo, lingua preferita.
Dati della società, indirizzo, numero di identificazione delle imprese e numero IVA, coordinate di pagamento, documenti emessi (offerte, contratti, fatture) e loro stato.
Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate, data e ora degli accessi, registri applicativi, cookie tecnici e di preferenza.
Per ciascun firmatario di un'offerta o di un contratto registriamo: indirizzo e-mail verificato, nome e funzione dichiarati, data e ora di ogni evento rilevante, indirizzo IP, identificativo del browser, immagine della firma e impronta crittografica del documento sottoscritto. Questi dati costituiscono la prova della sottoscrizione e li conserviamo per la durata di conservazione del documento.
Documenti, anagrafiche, registrazioni audio di assemblee e ogni altro contenuto inserito nella piattaforma. Su questi dati agiamo come responsabili.
Messaggi che ci invii, richieste di assistenza, corrispondenza commerciale.
Non utilizziamo dati personali identificabili per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale. Non effettuiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo sulle persone.
| Finalità | Dati | Base giuridica |
|---|---|---|
| Erogare il servizio ed eseguire il contratto | 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 | Esecuzione del contratto |
| Gestire il ciclo commerciale (offerte, firma, fatturazione, incasso) | 3.1, 3.2, 3.4 | Esecuzione del contratto e misure precontrattuali |
| Provare la sottoscrizione dei documenti | 3.4 | Interesse legittimo alla prova del rapporto; esecuzione del contratto |
| Assolvere obblighi legali (contabilità, IVA, conservazione decennale) | 3.2 | Obbligo di legge (art. 958f CO, LIVA) |
| Sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi | 3.3 | Interesse legittimo |
| Assistenza clienti | 3.1, 3.6 | Esecuzione del contratto |
| Migliorare il servizio con dati aggregati e anonimizzati | 3.3 | Interesse legittimo |
| Comunicazioni commerciali su servizi analoghi | 3.1 | Interesse legittimo, con possibilità di opposizione in ogni momento |
La piattaforma impiega modelli di intelligenza artificiale per la trascrizione e la verbalizzazione delle assemblee, la generazione e la modifica di documenti commerciali, l'assistenza conversazionale e vocale.
Ci avvaliamo di fornitori terzi che trattano dati personali per nostro conto. Con ciascuno abbiamo concluso un accordo sul trattamento dei dati.
| Fornitore | Funzione | Sede di trattamento |
|---|---|---|
| Microsoft (Graph API / Azure AD) | Outlook mail sync/send, OneDrive/SharePoint, OAuth login | Europa / Stati Uniti |
| Google (Gmail, Calendar, Drive, OAuth) | Gmail sync, calendar sync, Drive search, Google OAuth | Svizzera o paesi con protezione adeguata |
| Zernio (WhatsApp BSP) | WhatsApp messaging send/receive | Europa |
| Telegram | Telegram messaging send/receive | Russia / paesi con protezione adeguata |
| Brevo | Transactional email delivery, verification codes | Unione europea |
| Payrexx | Payment / subscription billing | Svizzera |
Ci avvaliamo di uno o più fornitori appartenenti a questa categoria, selezionati in base alla funzionalità richiesta e alle prestazioni del modello. Alla data di aggiornamento della presente informativa sono impiegati: Google (modelli Gemini), OpenAI, Anthropic, AssemblyAI (trascrizione audio), Mistral AI.
Comunichiamo dati a consulenti (fiduciario, legale), istituti bancari per l'incasso e autorità, quando lo impone la legge. Non vendiamo dati personali e non li mettiamo a disposizione di terzi per finalità di marketing.
Alcuni dei fornitori indicati al punto 6 trattano dati fuori dalla Svizzera.
L'infrastruttura applicativa e la banca dati sono ospitate in Irlanda. Gli Stati membri dell'Unione europea figurano nell'elenco degli Stati la cui legislazione assicura una protezione adeguata: il trasferimento non richiede garanzie ulteriori.
In forza dell'addendum sul trattamento dei dati da noi accettato, Google si impegna, per i dati soggetti alla LPD svizzera, a trattarli in Svizzera oppure in un paese con protezione adeguata.
Alcuni fornitori — in particolare quelli di modelli di intelligenza artificiale — possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri paesi privi di una legislazione riconosciuta come adeguata. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di clausole contrattuali tipo riconosciute dall'IFPDT o della certificazione del fornitore nell'ambito del Swiss–U.S. Data Privacy Framework. Puoi ottenere copia delle garanzie applicate scrivendo a privacy@domaflow.com.
Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
| Categoria | Durata |
|---|---|
| Dati di account | Per la durata del rapporto, poi 12 mesi |
| Documenti contrattuali e commerciali | 10 anni dalla fine dell'esercizio |
| Prove della sottoscrizione elettronica | 10 anni |
| Contenuti caricati dai clienti | Per la durata del contratto, più 12 mesi di periodo di grazia |
| Registri applicativi e dati tecnici | 12 mesi |
| Corrispondenza commerciale | 3 anni dall'ultimo contatto |
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio: cifratura dei dati in transito e a riposo, controllo degli accessi fondato sul principio del minimo privilegio, segregazione dei segreti applicativi lato server, registrazione delle attività su un registro immodificabile, verifica dell'indirizzo di posta elettronica mediante codice monouso.
In caso di violazione della sicurezza che comporti un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali degli interessati, ne informiamo l'IFPDT e, quando previsto, gli interessati e i clienti titolari, senza ingiustificato ritardo.
Nei limiti previsti dalla legge hai diritto di: ottenere informazioni sui dati che ti riguardano; farli rettificare se inesatti; chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento; ricevere in formato elettronico i dati che ci hai fornito; opporti a un trattamento fondato sul nostro interesse legittimo; revocare in ogni momento un consenso prestato.
Per esercitarli scrivi a privacy@domaflow.com. Potremmo chiederti elementi che ci permettano di identificarti con ragionevole certezza. Se ritieni che il trattamento violi la legge puoi rivolgerti all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, e — dove il GDPR sia applicabile — all'autorità di controllo competente nel tuo paese di residenza.
Utilizziamo cookie tecnici necessari al funzionamento del sito e della piattaforma (autenticazione, sicurezza, preferenze di lingua e di tema). Non impieghiamo cookie di profilazione pubblicitaria. Puoi eliminare i cookie dalle impostazioni del browser; la disattivazione di quelli tecnici può impedire il funzionamento dei servizi.
Possiamo aggiornare questa informativa. Le versioni precedenti restano consultabili con l'indicazione del periodo di vigenza. Le modifiche sostanziali sono comunicate ai clienti con almeno 30 giorni di anticipo. Versione 2.0 — in vigore dal 02.09.2026. Archivio delle versioni: https://domaflow.com/it/privacy/versioni