I presenti Termini e Condizioni generali disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma DomaFlow, soluzione in modalità Software as a Service per l'amministrazione immobiliare, nonché del sito domaflow.com e dei servizi accessori. Il Servizio è fornito da DomaFlow, Via Alle Vigne 8, 6963 Pregassona, Svizzera, a favore di imprese e professionisti (il «Cliente»). I Termini si applicano a ogni utilizzo del Servizio, anche in fase di prova, di anteprima o di valutazione gratuita. Versione 2.0 — in vigore dal 02.09.2026. Sostituisce integralmente la versione del 16 febbraio 2026.
Il rapporto tra Fornitore e Cliente è disciplinato, nell'ordine di prevalenza qui indicato, da: (a) l'offerta sottoscritta dal Cliente, con la configurazione dei moduli, le quantità, i prezzi, la decorrenza e la durata; (b) le Condizioni contrattuali richiamate nell'offerta; (c) i presenti Termini; (d) l'Informativa sulla protezione dei dati.
In caso di divergenza tra questi documenti prevale quello di grado superiore. I presenti Termini hanno quindi funzione integrativa: disciplinano l'uso del Servizio in generale e non modificano le condizioni economiche, la durata, il rinnovo, i termini di disdetta né i livelli di servizio convenuti nell'offerta e nelle Condizioni contrattuali.
Ciascun documento è identificato da un numero di versione. Il documento applicabile a un determinato rapporto è quello nella versione richiamata nell'offerta al momento della sottoscrizione, che viene allegata al documento firmato. Le versioni precedenti restano consultabili con l'indicazione del periodo di vigenza.
Eventuali condizioni generali del Cliente non trovano applicazione, salvo espressa accettazione scritta da parte del Fornitore.
Piattaforma: l'applicazione DomaFlow accessibile via web e i relativi moduli funzionali. Contenuti del Cliente: dati, documenti, registrazioni audio e ogni altro materiale che il Cliente o i suoi Utenti inseriscono o caricano nella Piattaforma. Utente: la persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere alla Piattaforma con credenziali personali. Funzionalità IA: le funzioni della Piattaforma basate su modelli di intelligenza artificiale, fra cui la trascrizione audio, la generazione e la revisione di testi e l'assistenza conversazionale.
Il contratto si conclude con la sottoscrizione dell'offerta da parte del Cliente. La sottoscrizione può avvenire per via elettronica sulla piattaforma del Fornitore: le parti riconoscono reciprocamente l'efficacia della firma elettronica semplice per la conclusione del contratto e per ogni sua modifica successiva.
Il contratto non è soggetto a requisiti di forma ai sensi dell'art. 11 CO. Ove le parti abbiano convenuto la forma scritta per determinate comunicazioni, essa si intende rispettata anche mediante posta elettronica con conferma di ricezione o sottoscrizione elettronica sulla Piattaforma.
L'accesso è attivato entro un termine ragionevole dalla decorrenza indicata nell'offerta. Il Fornitore può subordinare l'attivazione alla verifica dei dati del Cliente.
Il numero di Utenti compresi e il costo di eventuali Utenti aggiuntivi sono indicati nell'offerta. Le credenziali sono personali e non cedibili: un accesso non può essere condiviso tra più persone.
Il Cliente è responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta tramite i propri account. Comunica senza ritardo al Fornitore ogni sospetto di accesso non autorizzato.
Il Cliente è responsabile del rispetto dei presenti Termini da parte dei propri Utenti, come se le azioni di questi fossero proprie.
Il Cliente utilizza il Servizio per le proprie attività di amministrazione e gestione immobiliare, nel rispetto della legge e dei presenti Termini.
Il Fornitore non esercita un controllo preventivo sui Contenuti del Cliente e non ha alcun obbligo generale di sorveglianza. Qualora venga a conoscenza di un uso manifestamente illecito, può intervenire secondo l'articolo 16.
I Contenuti del Cliente restano di titolarità del Cliente. Il Fornitore non acquisisce su di essi alcun diritto se non quello, strettamente funzionale, di trattarli per erogare il Servizio.
Il Cliente garantisce di disporre dei diritti e delle basi giuridiche necessari per caricare i Contenuti nella Piattaforma e per farli trattare secondo i presenti Termini, e manleva il Fornitore dalle pretese di terzi fondate sulla violazione di tale garanzia.
Il Fornitore può utilizzare dati aggregati e resi anonimi in modo irreversibile, non riconducibili al Cliente né a persone identificabili, per migliorare il Servizio e per finalità statistiche.
La Piattaforma impiega modelli di intelligenza artificiale, propri o di fornitori terzi, per la trascrizione audio, la generazione e la revisione di testi e documenti e l'assistenza conversazionale.
I risultati prodotti dalle Funzionalità IA hanno natura di ausilio e non di prestazione professionale. Non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile o tecnica, possono contenere errori, omissioni o imprecisioni, e devono essere verificati e approvati da una persona competente prima di qualsiasi utilizzo che produca effetti verso terzi.
Il Fornitore non garantisce l'accuratezza, la completezza né la riproducibilità dei risultati generati dalle Funzionalità IA, la cui natura è per costruzione non deterministica. Il Cliente resta l'unico responsabile delle decisioni assunte e dei documenti emessi sulla base di tali risultati.
I contenuti trasmessi ai fornitori dei modelli non sono utilizzati da questi ultimi per l'addestramento: il Fornitore si avvale esclusivamente di offerte che escludono contrattualmente tale utilizzo. L'elenco aggiornato dei fornitori impiegati, con l'indicazione della sede di trattamento, è pubblicato nell'Informativa sulla protezione dei dati.
L'elaborazione può avvenire su infrastrutture situate fuori dalla Svizzera e dallo Spazio economico europeo, alle condizioni indicate nell'Informativa sulla protezione dei dati.
Le trascrizioni delle registrazioni audio e i verbali generati dalla Piattaforma costituiscono bozze di lavoro. La loro correttezza, completezza e conformità alle disposizioni applicabili in materia di assemblee e di amministrazione immobiliare devono essere verificate dal Cliente prima dell'approvazione, della sottoscrizione o della diffusione.
Il Cliente si assicura che tutti i partecipanti alle registrazioni siano stati informati del trattamento e del coinvolgimento di fornitori terzi, e che sia stato ottenuto, ove necessario, il loro consenso. Il Fornitore non verifica l'adempimento di tale obbligo.
I limiti quantitativi di elaborazione eventualmente previsti sono indicati nell'offerta. Il loro superamento non comporta l'interruzione del Servizio ma dà diritto al Fornitore di concordare un adeguamento del corrispettivo o l'acquisto di volumi aggiuntivi.
Le funzionalità identificate come «Beta» sono rese disponibili in fase di sviluppo, possono essere modificate, sospese o ritirate con preavviso, e non sono coperte dai livelli di servizio dell'articolo 10.
L'utilizzo delle funzionalità Beta avviene a discrezione del Cliente. Il Fornitore ne raccomanda l'impiego in parallelo ai processi consolidati e non in loro sostituzione.
Il livello di disponibilità garantito e i tempi di presa in carico dell'assistenza sono quelli indicati nelle Condizioni contrattuali. Salvo diversa pattuizione, il Fornitore garantisce una disponibilità mensile non inferiore al 99%, calcolata al netto delle manutenzioni programmate, e assistenza via posta elettronica con presa in carico entro 48 ore lavorative.
Le manutenzioni programmate sono comunicate con almeno 48 ore di preavviso e collocate, per quanto possibile, fuori dall'orario lavorativo. Gli interventi urgenti di sicurezza possono essere eseguiti senza preavviso.
Il Fornitore aggiorna regolarmente la Piattaforma. Gli aggiornamenti correttivi ed evolutivi ordinari non comportano costi aggiuntivi. Il Fornitore può modificare o dismettere singole funzionalità dandone comunicazione con almeno 30 giorni di anticipo; qualora la modifica riduca in modo sostanziale e permanente le funzioni essenziali oggetto dell'offerta, il Cliente può disdire il contratto con effetto dalla data della modifica.
Il Servizio si avvale di fornitori terzi per l'infrastruttura, l'archiviazione documentale, la posta elettronica, la gestione della relazione commerciale e le Funzionalità IA, elencati nell'Informativa sulla protezione dei dati.
Il Cliente può inoltre attivare integrazioni con servizi di terzi di cui è titolare. L'uso di tali servizi è regolato dai rispettivi contratti tra il Cliente e il relativo fornitore; il Fornitore non risponde della loro disponibilità, del loro funzionamento né delle loro modifiche.
L'indisponibilità di un servizio di terzi non imputabile al Fornitore non è computata nel calcolo della disponibilità di cui all'articolo 10.
La Piattaforma, il software, la documentazione, i marchi, i segni distintivi e ogni sviluppo successivo restano di titolarità esclusiva del Fornitore. Il contratto concede al Cliente una licenza d'uso non esclusiva, non cedibile, non trasferibile e non sublicenziabile, limitata alla durata contrattuale e alle finalità di cui all'articolo 5.1.
Il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà sulla Piattaforma. Suggerimenti e proposte di miglioramento comunicati al Fornitore possono essere liberamente utilizzati da quest'ultimo senza obblighi di corrispettivo o di riservatezza, salvo che contengano informazioni confidenziali del Cliente.
Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni confidenziali dell'altra di cui venga a conoscenza in esecuzione del contratto, non le divulga a terzi e non le utilizza per finalità estranee al contratto.
L'obbligo non si applica alle informazioni pubblicamente disponibili, già lecitamente note alla parte ricevente o la cui divulgazione sia imposta dalla legge o da un'autorità, e permane per 3 anni dalla cessazione del contratto.
Relativamente ai Contenuti del Cliente, il Cliente agisce quale titolare del trattamento e il Fornitore quale responsabile, e li tratta esclusivamente su istruzione del Cliente e per le finalità contrattuali. Relativamente ai dati di account, di fatturazione e di utilizzo, il Fornitore agisce quale titolare autonomo.
Il trattamento avviene nel rispetto della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1) e, ove applicabile, del Regolamento (UE) 2016/679. Modalità, sub-responsabili, trasferimenti all'estero e periodi di conservazione sono descritti nell'Informativa sulla protezione dei dati, che costituisce parte integrante dei presenti Termini.
Il Fornitore notifica al Cliente senza ingiustificato ritardo ogni violazione della sicurezza dei dati che comporti un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali degli interessati, fornendo le informazioni necessarie all'adempimento dei relativi obblighi.
I corrispettivi, la periodicità e i termini di pagamento sono quelli indicati nell'offerta. Salvo diversa indicazione, gli importi si intendono in franchi svizzeri.
Alla scadenza del termine di pagamento il Cliente è in mora senza necessità di ulteriore interpellazione (art. 102 cpv. 2 CO). Sulle somme scadute maturano interessi moratori del 5% annuo (art. 104 cpv. 1 CO).
Il Fornitore può adeguare i corrispettivi con effetto dal rinnovo successivo, dandone comunicazione almeno 3 mesi prima della scadenza del termine di disdetta. Il Cliente che non accetti l'adeguamento può disdire il contratto entro il termine ordinario.
Il Fornitore può sospendere l'accesso, previa comunicazione scritta e con preavviso di 5 giorni, in caso di:
Nei casi di cui alla lettera (c), qualora sia necessario a scongiurare un danno imminente, la sospensione può essere immediata, con comunicazione contestuale e indicazione delle ragioni.
La sospensione non libera il Cliente dagli obblighi di pagamento maturati e non sospende il decorso della durata contrattuale. L'accesso è ripristinato senza ritardo una volta cessata la causa.
Durata, rinnovo e termini di disdetta sono quelli indicati nell'offerta e nelle Condizioni contrattuali. Il contratto è un contratto di durata di natura innominata: non trova applicazione la disciplina del mandato e, in particolare, l'art. 404 CO.
Ciascuna parte può risolvere il contratto con effetto immediato per giusti motivi, in particolare in caso di violazione sostanziale non sanata entro 30 giorni dalla diffida scritta o di apertura di procedura di fallimento o concordato a carico dell'altra parte.
Alla cessazione il Cliente ha diritto di esportare i propri dati in formato strutturato di uso comune entro 12 mesi. Decorso tale termine il Fornitore procede alla cancellazione definitiva, salvi gli obblighi legali di conservazione.
Il Fornitore garantisce che la Piattaforma è conforme alla documentazione e alle specifiche funzionali richiamate nell'offerta, nonché ai livelli di servizio di cui all'articolo 10.
Nessuna ulteriore garanzia, espressa o implicita, è prestata. In particolare il Fornitore non garantisce che la Piattaforma sia esente da difetti, che soddisfi esigenze specifiche del Cliente non espressamente pattuite, né che i risultati delle Funzionalità IA siano corretti o completi (articolo 7).
La responsabilità complessiva del Fornitore, a qualsiasi titolo, è limitata all'importo dei corrispettivi versati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso, salvo diverso limite convenuto nelle Condizioni contrattuali.
È esclusa la responsabilità per danni indiretti, mancato guadagno, perdita di avviamento, perdita di dati imputabile al Cliente e interruzioni dovute a forza maggiore o a servizi di terzi non imputabili al Fornitore.
Le limitazioni di cui al presente articolo non si applicano ai casi di dolo e colpa grave, per i quali ogni esclusione preventiva è nulla ai sensi dell'art. 100 cpv. 1 CO, né ai danni alla persona.
Il Cliente adotta misure ragionevoli per limitare il danno, fra cui la conservazione di copie dei dati essenziali alla propria attività.
Il Fornitore può modificare i presenti Termini. Le modifiche sostanziali sono comunicate al Cliente all'indirizzo di posta elettronica indicato nel contratto con almeno 30 giorni di anticipo, con evidenza delle parti modificate.
Il Cliente che non intenda accettare una modifica sostanziale può disdire il contratto con effetto dalla data di entrata in vigore della modifica, dandone comunicazione entro il termine di preavviso. In assenza di disdetta la modifica si intende accettata.
Le modifiche non si applicano retroattivamente ai documenti già sottoscritti, che restano regolati dalla versione dei Termini allegata al momento della firma.
Nessuna parte può cedere il contratto senza il consenso scritto dell'altra. Il consenso non è richiesto per la cessione a una società del medesimo gruppo o nell'ambito di un'operazione di fusione, scissione o cessione d'azienda, purché il cessionario assuma integralmente gli obblighi contrattuali e ne sia data comunicazione scritta.
Nessuna parte risponde dell'inadempimento causato da eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, fra cui guasti generalizzati delle reti di telecomunicazione, interruzioni di fornitori di infrastruttura cloud, provvedimenti dell'autorità, eventi naturali e conflitti. La parte impedita ne dà comunicazione senza ritardo.
Se l'impedimento si protrae oltre 60 giorni, ciascuna parte può risolvere il contratto senza indennizzo.
Le comunicazioni contrattualmente rilevanti sono valide se inviate agli indirizzi di posta elettronica indicati nel contratto, con conferma di ricezione, oppure per lettera raccomandata. Ciascuna parte comunica senza ritardo ogni variazione dei propri recapiti.
Le comunicazioni relative al funzionamento del Servizio, incluse le manutenzioni programmate, possono essere effettuate anche tramite avvisi all'interno della Piattaforma.
Il contratto è retto dal diritto svizzero, con esclusione delle norme di conflitto e della Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di merci.
Foro esclusivo per ogni controversia è Lugano (Svizzera), salve le disposizioni imperative contrarie.
L'eventuale nullità o inefficacia di singole disposizioni non pregiudica la validità delle restanti; la disposizione invalida è sostituita da quella valida economicamente più prossima all'intento delle parti.
Gli articoli 6, 12, 13, 14, 18, 19 e 24 restano efficaci anche dopo la cessazione del contratto, per il periodo in ciascuno indicato o, in mancanza, per il tempo necessario alla loro funzione.
La tolleranza di una parte rispetto a inadempimenti dell'altra non costituisce rinuncia a far valere i propri diritti.
I presenti Termini sono redatti in italiano. Le traduzioni in altre lingue sono fornite per comodità; in caso di divergenza prevale la versione italiana.
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